Kako organizovati prevođenje tenderske dokumentacije u kratkim rokovima

Tenderska dokumentacija: Veliki obim i kratki rokovi

Učešće na međunarodnim tenderima često zahteva prevođenje stotina stranica tehničke, finansijske i pravne dokumentacije u roku od svega nekoliko dana. U takvim situacijama nemoguće je da jedan prevodilac završi ceo projekat samostalno.

Kašnjenje u predaji prevoda može diskvalifikovati kompaniju sa tendera, što stvara ogromne gubitke poslovnih prilika.

Koordinacija tenderskih prevoda stoga zahteva precizno upravljanje projektima i brzo donošenje odluka od strane koordinatora agencije.

Koordinacija prevodilačkih timova

Agencija Alfa prevod d.o.o. rešava ovaj problem formiranjem timova prevodilaca koji rade paralelno, dok se posvećeni koordinator stara o ujednačenosti terminologije i redovnoj isporuci u dogovorenim fazama. Svi prevodioci koriste zajedničku bazu u cloudu, što omogućava da se isti izrazi primenjuju kroz sve delove tenderske dokumentacije.

Finalni korak je spajanje i detaljna korektura kako bi se otklonila stilska odstupanja između različitih prevodilaca pre slanja ponude.

Ovaj sistem sprečava pojavu kontradiktornih prevoda tehničkih specifikacija koji bi kod tenderske komisije izazvali zabunu.

Osiguranje tačnosti tenderskih referenci i uverenja

Pored samog tehničkog projekta, tenderi zahtevaju brojna zvanična uverenja (iz APR-a, poreske uprave, sudova) koja moraju biti prevedena i overena od strane sudskog tumača. Naši koordinatori prate rokove trajanja ovih dokumenata i blagovremeno organizuju prevode kako bi ponuda bila kompletna i zakonski ispravna u trenutku slanja.

Takođe, pružamo podršku kod hitnih prevoda tenderskih pojašnjenja koja se od strane naručioca tendera često traže u roku od samo 24 ili 48 sati.

Standardi kontrole i bezbednosti procesa

U profesionalnoj sferi prevođenja, kvalitet se ne ostavlja slučaju. Svaki prevedeni dokument u našoj agenciji prolazi kroz strogo definisane faze kontrole. Prvi korak je selekcija prevodioca koji ima dokazano iskustvo u stručnoj sferi (npr. pravnik za ugovore, mašinski inženjer za priručnike). Nakon završetka prve faze prevođenja, dokument se prosleđuje nezavisnom lektoru koji vrši proveru i otklanja stilska odstupanja. Poslednji korak je korektura i provera tačnosti brojeva, datuma i formata pre isporuke.

Bezbednost vaših osetljivih korporativnih ili ličnih podataka je zagarantovana. Svi naši prevodioci potpisuju stroge Ugovore o poverljivosti (NDA), a dokumenti se prenose isključivo šifrovanim kanalima i skladište na bezbednim serverima u skladu sa GDPR regulativom.

Kontrolna lista za klijente

• Utvrdite da li je za potrebe inostranih organa neophodna overa sudskog tumača.
• Saznajte da li je na originalni dokument potrebno staviti Apostille pečat pre slanja na prevod.
• Pripremite interni glosar sa specifičnom korporativnom terminologijom ukoliko Vaša kompanija ima već usvojene standarde.
• Jasno naznačite rokove i jezičke pravce (npr. direktno prevođenje sa nemačkog na engleski).
• Dostavite dokumentaciju u što jasnijem i čitljivijem elektronskom formatu.

Prateći ove korake, osiguravate brzu realizaciju projekta bez naknadnih zastoja i administriranja sa stranim institucijama.